Wie die Digitalisierung das Onboarding neuer Mitarbeiter verändert

Die Digitalisierung hat viele Bereiche der Arbeitswelt revolutioniert – und auch das Onboarding neuer Mitarbeiter bleibt von dieser Entwicklung nicht unberührt. Die Bachelorarbeit unserer Kollegin Sara Weihe untersucht, wie sich die teilweise Digitalisierung des Onboarding-Prozesses auf die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter auswirkt, am Beispiel der Intero Technologies GmbH. Dabei wird insbesondere der Einsatz und Einfluss digitaler Tools wie E-Learning betrachtet.

Warum ist das Onboarding neuer Mitarbeiter wichtig?

Onboarding ist mehr als nur eine Einführung in die täglichen Aufgaben eines neuen Mitarbeiters. Es ist ein entscheidender Prozess, der die ersten Eindrücke und das langfristige Engagement im Unternehmen prägt. Ein gut gestaltetes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter sich schnell wohlfühlen, produktiv werden und eine starke Bindung zum Unternehmen aufbauen können. In Zeiten der Digitalisierung gewinnt dieser Prozess zunehmend an Bedeutung, insbesondere durch den Einsatz digitaler Tools, die eine effizientere und flexiblere Einarbeitung ermöglichen.

Das Ziel der Untersuchung: Digitalisierung im Onboarding

Das Hauptziel der Bachelorarbeit war es, herauszufinden, wie sich die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses, insbesondere durch den Einsatz von E-Learning, auf die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter auswirkt. Der Odoo Gold Partner Intero Technologies setzt im Onboarding-Prozess bereits auf digitale Tools, die in den ersten Tagen nach dem Eintritt des Mitarbeiters genutzt werden. Doch wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit dieser digitalen Unterstützung und gibt es vielleicht auch Kritikpunkte?

Methodik: Eine Umfrage unter den Mitarbeitern

Die empirische Untersuchung wurde durch eine Umfrage unter den Mitarbeitern der Intero Technologies GmbH durchgeführt, die im Zeitraum von Januar bis September 2024 am Onboarding-Prozess des Unternehmens teilgenommen haben. Ziel der Umfrage war es, wertvolle Einblicke in die Erfahrungen und Wahrnehmungen der neuen Mitarbeitenden zu gewinnen. Von den insgesamt 41 Mitarbeitern, die in diesem Zeitraum den Onboarding-Prozess durchliefen, beteiligten sich 22 an der Umfrage. Diese 22 Teilnehmer gaben detaillierte Rückmeldungen zu verschiedenen Aspekten des Onboarding-Prozesses, wie etwa der Effektivität der Einarbeitung, der Qualität der Schulungen, der Unterstützung durch Vorgesetzte und Kollegen sowie der Nutzung digitaler Tools. Ihre Meinungen und Erfahrungen wurden systematisch erfasst, um die Stärken und mögliche Verbesserungspotenziale des aktuellen Onboarding-Prozesses zu identifizieren.

Ergebnisse: Was denken die Mitarbeiter?

Die Umfrage zeigte, dass eine Mehrheit der Befragten mit dem Onboarding-Prozess, besonders in den ersten ein bis zwei Tagen, zufrieden war. 40,01 % gaben an, mit diesen ersten Tagen sehr zufrieden gewesen zu sein, während die Mehrheit insgesamt eine positive Haltung einnahm und sich entweder eher zufrieden oder sehr zufrieden äußerte. Besonders positiv wurde die Einführung der E-Learning-Module bewertet, da diese eine flexible Einarbeitung ermöglichten und somit zur Steigerung der Gesamtzufriedenheit beitrugen. Die Mitarbeitenden zeigten sich insgesamt sehr zufrieden mit dem Einsatz digitaler Tools, insbesondere der E-Learning-Kurse. Trotz der positiven Rückmeldungen wurden auch Verbesserungsvorschläge geäußert. So wünschten sich einige Mitarbeitende eine intensivere Betreuung durch die Vorgesetzten und eine gezieltere Anpassung der Odoo-Schulungsvideos. Zudem wurde die Informationsstruktur als etwas dezentral wahrgenommen, was bei einigen Mitarbeitenden nach den ersten Tagen zu Orientierungsschwierigkeiten führte. Eine Sorge, die aufkam, war, dass ein rein digitales Onboarding die sozialen Kontakte und Bindungen negativ beeinflussen könnte, was auch durch bestehende Forschung unterstützt wird.

Verbesserungsvorschläge für das Onboarding

Auf Grundlage der Umfrageergebnisse wurden mehrere Verbesserungsvorschläge formuliert: 

• Einführung eines klar strukturierten Onboarding-Plans, der den neuen Mitarbeitenden hilft, sich schnell zurechtzufinden. 
• Festlegung von Ansprechpartnern, um Unsicherheiten zu reduzieren und gezielte Unterstützung zu bieten. 
• Zentrale Sammlung aller Onboarding-Informationen, um die Suche nach wichtigen Ressourcen zu erleichtern. 
• Erweiterung der Unternehmensvorstellung, um neue Mitarbeitende besser in die Unternehmenskultur einzuführen. 
• Optimierung der Odoo-Schulungsvideos, die besser an die verschiedenen Mitarbeiterrollen angepasst werden sollten. 

Zusätzlich wurde empfohlen, das digitale Onboarding nicht zu sehr auszubauen, sondern weiterhin Wert auf den persönlichen Kontakt und die soziale Integration zu legen. Ein rein digitales Onboarding wird von den Befragten nicht als ideal angesehen. 59,09 % der Befragten gaben an, ein vollständig digitales Onboarding eher schlecht zu finden. Besonders hervorzuheben ist, dass 63,64 % der Befragten den persönlichen Kontakt im Onboarding als sehr wichtig erachten. Diese Ergebnisse verdeutlichen, dass eine ausgewogene Mischung aus digitalen und persönlichen Elementen als der effektivste Ansatz für ein erfolgreiches Onboarding angesehen wird.

Die Balance macht’s

Abschließend zeigt die Untersuchung, dass die Digitalisierung des Onboardings durchaus positive Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben kann – jedoch nur, wenn eine ausgewogene Balance zwischen digitalen und persönlichen Aspekten gewahrt bleibt. Die Digitalisierung kann helfen, den Prozess effizienter zu gestalten, aber die sozialen und zwischenmenschlichen Elemente des Onboardings dürfen nicht vernachlässigt werden. 

Für Unternehmen wie die Intero Technologies GmbH bedeutet dies, dass digitale Tools wie E-Learning eine wertvolle Unterstützung bieten können. Doch der persönliche Kontakt und die zwischenmenschlichen Aspekte müssen weiterhin Teil des Onboarding-Prozesses bleiben, um eine erfolgreiche und langfristige Bindung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Erkenntnisse dieser Untersuchung könnten daher nicht nur für Intero Technologies GmbH von Nutzen sein, sondern auch für andere Unternehmen, die den Onboarding-Prozess digitalisieren möchten. Unser Team berät Sie gerne